Algemene voorwaarden Van der Valk Hotel Antwerpen

Algemene Voorwaarden Van der Valk Hotel Antwerpen, Luitenant Lippenslaan 66, 2140 Antwerpen

 1. Annulaties en vermindering van deelnemers voor evenementen en diensten

  • Tot 45 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum, kan de volledige reservatie of een gedeelte ervan worden geannuleerd zonder annulatiekosten
  • Tussen 45 en 30 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum, kan 60% van het aantal deelnemers en de daaraan gekoppelde gereserveerde diensten geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden. Deze annulatie-vrijstelling/ korting kan niet gecumuleerd worden met één van de bovenstaande of onderstaande annulatie-vrijstelling/ kortingen
  • Tussen 30 en 15 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum, kan 40% van het aantal deelnemers en de daaraan gekoppelde gereserveerde diensten geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden. Deze annulatie-vrijstelling/ korting kan niet gecumuleerd worden met één van de bovenstaande of onderstaande annulatie-vrijstelling/ kortingen
  • Tussen 15 en 7 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum, kan 20% van het aantal deelnemers en de daaraan gekoppelde gereserveerde diensten geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden. Deze annulatie-vrijstelling/ korting kan niet gecumuleerd worden met één van de bovenstaande of onderstaande annulatie-vrijstelling/ kortingen
  • Minder dan 7 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum zal een forfaitaire annulatiekost verschuldigd zijn die gelijk is aan 100% van de prijs van het geannuleerde aantal deelnemers of diensten.

 2. Kamer - annulaties en vermindering van het aantal kamerboekingen

  • Tot 30 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum, kan de volledige reservatie of een gedeelte ervan worden geannuleerd zonder annulatiekosten
  • Tussen 30 en 15 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum, kan 50% van het aantal kamers per nacht geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden. Deze annulatie-vrijstelling/ korting kan niet gecumuleerd worden met één van de bovenstaande of onderstaande annulatie-vrijstelling/ kortingen
  • Minder dan 15 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum zal een forfaitaire annulatiekosten verschuldigd zijn die gelijk is aan 100% van de prijs van de geannuleerde reservatie(s)
  • De klant dient uiterlijk 14 dagen voor de voorziene aankomstdatum aan Van der Valk een gedetailleerde lijst over te maken, met de vermelding per kamer van de volgende gegevens: de bezetting (enkel, dubbel, enz.), de naam van de coördinaten van de desbetreffende deelnemer (s) (te weten: naam, voornaam, geslacht, adres, nationaliteit), alsmede (in geval van individuele betaling) een geldig kredietkaartnummer
  • Wanneer de kamers via een individual call in form worden gereserveerd, zal de deelnemer zelf garant staan voor zijn kamerreservatie en de betaling ervan. Indien de klant het volledige evenement annuleert, zal de klant garant staan voor de kamers die in optie werden genomen. In dit geval zijn de annulatievoorwaarden van toepassing zoals hierboven vermeld.

3. Deposit en facturatie

  • De deposit is gebaseerd op 50% van de totaalfactuur en dient minimaal 14 dagen voor aanvang van het evenement te worden voldaan
  • Mocht de klant verzuimen de voorwaarden na te leven wat betreft de betaling van het voorschot of de in zijn geheel vooruitbetaalde rekening, dan behoudt het hotel zich voor de reservering te annuleren, of zal zij alleen die diensten aanbieden die corresponderen met het bedrag van het reeds betaalde voorschot
  • Het facturatieadres dat in het contract vermeld staat, is bindend voor de factuur. Wijzigingen hiervan kunnen enkel doorgegeven worden voorafgaand aan de evenementen en of overnachtingen. Facturen worden enkel per email verstuurd. De klant geeft bij aanvaarding van de algemene voorwaarden hier toestemming voor. Een facturatie emailadres dient te worden verschaft door de klant uiterlijk voor aanvang van het evenement. Uitzonderingen hierop zijn enkel mogelijk indien anders overeengekomen
  • Na afloop van de activiteit wordt het eindsaldo opgemaakt en verbindt de partij anderzijds zich ertoe om het saldofactuur bedrag te betalen bij het verlaten van de activiteit, tenzij anders schriftelijk wordt overeengekomen. Betaling gebeurt contant of middels Visa, Eurocard, Bankcontact of Mastercard. Tenzij anders overeen gekomen
  • Facturen dienen betaald te worden binnen de 14 dagen na datum van de factuur, conform de algemene factuurvoorwaarden die integraal deel uitmaken van deze overeenkomst
  • Een intrest van 2% per maand zal zonder voorafgaande aanmaning gerekend worden voor de facturen die niet betaald zijn binnen de 30 dagen na de factuurdatum. Daarenboven is een forfaitaire schadevergoeding van 15% van het openstaande bedrag van de factuur verschuldigd, met een minimum van € 50.00, onverminderd de gerechtskosten en uitvoeringskosten. Alle klachten van welk danige aard ook, dienen op een schriftelijke en aangetekende wijze ons ter kennis worden gebracht binnen de acht dagen na de factuurdatum. Na afloop van deze termijn is protest niet meer ontvankelijk en wordt als niet-bestaande beschouwd
  • Indien de klant een activiteit heeft georganiseerd in het hotel van Van der Valk, en hiervoor beroep heeft gedaan op de faciliteiten van Van der Valk (waaronder bijv. ter beschikking stelling van hotelkamers) en Van der Valk, op verzoek van de klant, deze faciliteiten/ hotelkamers en aanhorigheden individueel heeft gefactureerd aan één of meerdere (door de klant daartoe aangewezen) deelnemers, dan blijft de klant niettemin samen met de betrokken deelnemers, hoofdelijk en ondeelbaar, de ene bij gebreke aan de andere, gehouden in betaling aan Van der Valk van alle door de betrokken deelnemers verschuldigde bedragen, zo in hoofdsom, intresten als kosten.

 4. Overeenkomst

  • Onderhavige reservatie-overeenkomst komt slechts tot stand na aanvaarding en dus ondertekening ervan, door Van der Valk
  • Zolang zulks niet is geschied, zal Van der Valk op geen enkel vlak gebonden zijn t.o.v. de klant en of diens deelnemers, en zal Van der Valk dan ook het recht hebben om het evenement als onbestaand te beschouwen en alle door de klant beoogde kamers en of ruimtes vrij te geven en of ter beschikking te stellen aan derden
  • De klant heeft dan ook geen enkel recht op ook maar enige dienstverlening van Van der Valk tot op het ogenblik dat er een definitieve overeenkomst is ondertekend en overhandigd aan beide partijen. Na ondertekening, en dus aanvaarding door Van der Valk, zullen alle verbintenissen tussen partijen uitsluitend door deze overeenkomst worden beheerst, waarbij deze alle voorgaande afspraken tussen partijen zal vervangen
  • Alle wijzigingen of aanvullingen aan dit contract dienen uitsluitend schriftelijk te geschieden, en door beiden partijen te worden aanvaard. Mondelinge overeenkomsten zullen als niet geldig en onbestaande worden beschouwd
  • De organisator is zich ten volle bewust van de bovenvermelde voorwaarden, die integraal deel uitmaken van het contract, en aanvaardt deze na te leven.

 5. Diversen

 5.1. Verhoging van het aantal deelnemers voor evenementen en diensten

Indien de klant minder dan 14 dagen voor de voorziene datum, Van der Valk informeert omtrent een verhoging van het aantal deelnemers, dan zal het Hotel iedere redelijke inspanning leveren om haar diensten te verlenen aan dit verhoogd aantal, weliswaar zonder dat het Hotel aansprakelijk kan worden gehouden voor de gevolgen, indien zij hier niet of niet volledig in zou slagen.

Het exact aantal deelnemers dient in ieder geval steeds ten laatste vijf werkdagen voor het evenement te worden bevestigd.

 5.2 Audiovisuele en EDP uitrusting

  • Indien Van der Valk aan de klant audiovisuele of EDP uitrusting ter beschikking stelt, dan is de klant hiervoor verantwoordelijk voor de volledige duur van het evenement. Hierbij zal de klant - bij gebreke aan enige opmerking onmiddellijk na de terbeschikkingstelling ervan - geacht worden deze uitrusting in goede staat van onderhoud en werking te hebben ontvangen
  • Indien de klant gebruik maakt van eigen uitrusting en/ of uitrusting die hij bij derden heeft betrokken, dan zal de klant (met uitdrukkelijke uitsluiting van Van der Valk) hiervoor verantwoordelijk zijn en blijven, voor de volledige duur van het evenement, en desgevallend dan ook de nodige voorzieningen dienen te treffen om beschadiging, diefstal, enz. te vermijden
  • De klant dient voorafgaandelijk aan het Hotel kennis te geven van het feit dat hij gebruik wenst te maken van de wanden, de tafels of de vloer van de door hem gereserveerde zaal. Hij zal tevens voorafgaandelijk schriftelijk toelating dienen te vragen aan Van der Valk om posters, tekens, vlaggen of ieder ander advertentiemateriaal te plaatsen
  • De klant dient uiterlijk op het einde van het evenement al zijn materialen en uitrusting te verwijderen uit het hotel. Het Hotel zal niet verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor materiaal/ uitrusting dat niet tijdig werd weggehaald.

 5.3 Gereserveerde conferentiezalen

De namen van de vergaderzalen, zoals deze staan vermeld in het contract, zijn enkel exemplarisch en geenszins bindend. Het Hotel heeft het recht om ten allen tijde de benaming van de vergaderzalen éénzijdig en vrijblijvend te wijzigen. Van der Valk dient enkel de Klant hiervan te informeren, en zulks uiterlijk op de dag van aankomst.

 5.4 Check-in/ Check-out kamers

  • Check-in zal mogelijk zijn vanaf 15:00 uur op de aankomstdatum. Indien de klant/ diens deelnemer aankomt voor dit tijdstip, zal Van der Valk naar best vermogen en vrijblijvend trachten om de kamer vroeger ter beschikking stellen, zonder dat zij daartoe echter gehouden kan worden
  • Indien de klant/ diens deelnemer de zekerheid wenst om toch voor 15:00 uur over zijn kamer te kunnen beschikken, dan is zulks enkel mogelijk indien de klant/ deelnemer een pre-registratie doet: dit houdt in dat de voorafgaande nacht geboekt dient te worden aan de normaal geldende tarieven
  • De officiële check-out tijd is 12:00 uur. In geval van laattijdige check-out en/ of bij verlengingen tot 18.00 uur zal een bijkomende kostprijs verschuldigd zijn gelijk aan het halve dag tarief voor de betrokken kamer. Daarenboven zal de mogelijkheid tot verlenging steeds afhankelijk zijn van de gebeurlijke beschikbaarheid van de kamer en kan deze geenszins worden gegarandeerd.

 5.5 Voortijdig vertrek

Indien de klant beslist het evenement voortijdig te beëindigen, en of indien de klant/ een deelnemer beslist om de vergaderzalen en of het hotel te verlaten voor het verstrijken van de geboekte vertrekdatum, dan is Van der Valk gerechtigd om de resterend voorziene/ geboekte dagen en of overnachtingen, incl. de gereserveerde faciliteiten/ aanhorigheden, integraal aan te rekenen tegen het contractueel overeengekomen tarief.

 5.6 Tijdschema

De klant verbindt er zich uitdrukkelijk toe om zijn evenement te starten en te beëindigen binnen de daartoe contractueel voorziene tijdstippen. Van der Valk is gerechtigd om alle supplementaire uren of andere uitgaven welke het gevolg zijn van het niet respecteren van dit tijdschema, aan te rekenen aan de klant, welke dit aanvaardt.

 5.7 Keuze van het menu

  • De uiteindelijke keuze van het menu en van het programma dient ten laatste tien dagen voor het evenement aan Van der Valk te worden medegedeeld. Indien de keuze van het menu door de klant niet werd bevestigd aan Van der Valk binnen die tijd, is Van der Valk gerechtigd om zelf een menukeuze te maken teneinde een optimale voorbereiding van het evenement te kunnen garanderen
  • Indien de klant minder dan zeven dagen voor het evenement wijzigingen zou doorvoeren in haar keuze van het menu, dan zal Van der Valk (indien zij er ook in zou slagen om het gewijzigde menu te leveren) de bijkomende kosten die ingevolge deze laattijdige keuze zouden worden veroorzaakt, hiervan mogen aanrekenen aan de klant.

 5.8 Bijkomende verzoeken

Teneinde Van der Valk toe te laten om een maximale service te verlenen, dienen alle bijkomende verzoeken reeds te worden vermeld op onderhavig, door de klant ondertekend document.

Enkel die specifieke verzoeken, waaraan Van der Valk aansluitend schriftelijk haar uitdrukkelijk akkoord hecht, zullen deel uitmaken van onderhavige overeenkomst en de verplichtingen van Van der Valk.

6. Aansprakelijkheid/ verzekering

  • De klant verbindt er zich toe om bij een erkende Belgische verzekeringsonderneming, een verzekering af te sluiten, ter dekking van zijn aansprakelijkheid als organisator tijdens de periode zoals voorzien
  • Daarenboven dient de klant naar zijn deelnemers toe te voorzien dat deze gehouden zijn om zich behoorlijk te gedragen, overeenkomstig de huisregels van het hotel
  • Het is de klant/ haar deelnemers hierbij o.m. verboden om de ter beschikking gestelde ruimtes aan te wenden voor bijeenkomsten welke betrekking hebben op extreme ideologieën en of strekkingen, en of welke rechtstreeks of onrechtstreeks een negatieve impact zouden kunnen hebben op het normale hotelgebeuren, of de rust van de overige hotelgasten zou kunnen verstoren
  • De klant zal in ieder geval samen met zijn deelnemers, hoofdelijk en ondeelbaar, de ene bij gebreke aan de andere, gehouden zijn om aan Van der Valk iedere schade of hinder te vergoeden, welke door de deelnemers van de klant wordt veroorzaakt . Tevens zal de klant gehouden zijn om Van der Valk te vrijwaren voor iedere aanspraak (zowel in hoofdsom, intresten als kosten) welke lastens Van der Valk zouden worden geformuleerd door één van de andere gasten/ cliënten, ingevolge schade/ hinder welke zij zouden ondervinden ingevolge het evenement en/ of de houding/gedragingen of nalatigheden van de Klant of diens deelnemers
  • Het Hotel kan in ieder geval nooit, op geen enkele wijze aansprakelijk worden gehouden ingeval van diefstal van of schade aan goederen/ objecten/ etc. die door de Klant of diens deelnemers in het hotel worden bewaard.

 7. Ontbinding/ schadevergoeding

  • Van der Valk heeft het recht om deze overeenkomst te ontbinden door een eenvoudige schriftelijke kennisgeving aan de klant, organisator, in geval de bovenvermelde voorwaarden niet werden gerespecteerd door de klant. Alsdan zal deze laatste aan Van der Valk een schadevergoeding verschuldigd zijn gelijk aan 50% van de bedragen welke door de klant zouden verschuldigd zijn geweest, indien de overeenkomst niet zou zijn ontbonden
  • Wanneer Van der Valk mocht vaststellen dat zij de kamers/ vergaderzalen/ faciliteiten zoals deze werden gereserveerd door de klant en door Van der Valk werden aanvaard, niet kan leveren op de daartoe voorziene tijdstip, dan dient Van der Valk dit feit zo snel mogelijk aan de klant te melden. Alsdan zal Van der Valk enkel en alleen gehouden zijn om in gelijk(w)aardige kamers en faciliteiten te voorzien voor de klant, en zulks in het dichtstbijzijnde gelijkwaardige hotel, waarbij Van der Valk enkel gehouden zal zijn om aan de klant het gebeurlijk prijsverschil te vergoeden, met uitdrukkelijke uitsluiting van iedere andere schadevergoeding of kost
  • Indien Van der Valk aan het in de vorige paragraaf vermelde tegemoetkomt, dan zal de klant gehouden zijn om Van der Valk te vrijwaren voor iedere aanspraak welke gebeurlijk door de deelnemers van de klant zou worden geformuleerd lastens Van der Valk, ingevolge het niet ter beschikking stellen door deze laatste van de voorziene kamers/ vergaderzalen/ faciliteiten.

 8. Brandpreventie en veiligheidsprocedures

  • Nooduitgangen moeten altijd vrij blijven van obstructies en aanduidingen van hun locatie zichtbaar gelaten worden voor iedereen die de functie bijwoont. Daar waar expliciet vermeld, moeten brand- en nooddeuren steeds gesloten blijven. Niets mag bevestigd worden aan de panieksluitingen, noch mogen materialen vooraf achter de deuren geplaatst worden
  • Traphallen die dienst doen als vluchtroute moeten vrij gehouden worden van obstructies
  • Het is verboden ontvlambare, explosieve of gevaarlijke vloeistoffen of producten binnen te brengen in het hotel, alsook om aanpassingen te maken aan bestaande installaties, materialen, meubels of uitrusting daarvan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de hoteldirectie. Indien zulke aanpassingen nodig blijken te zijn dan moet dit schriftelijk en tenminste 21 dagen voor het plaatsvinden van de functie aangevraagd worden aan de hoteldirectie
  • Gordijnen, muurbekledingen en elk ander decoratief materiaal opgehangen of vastgemaakt aan of tegen muren en plafonds, moet vervaardigd zijn uit tenminste brandvertragend of brandvrij materiaal. Indien deze materialen worden opgehangen in deuropeningen of gangen moeten ze scheiden in het midden en zo worden bevestigd dat ze gemakkelijk opzij getrokken kunnen worden
  • De elektrische voorzieningen mogen niet overbelast worden
  • Brandbestrijdingsvoorzieningen mogen niet misbruikt worden
  • Het rookverbod dient altijd gerespecteerd te worden
  • Indien de organisator extern bewakingspersoneel inhuurt voor de functie dan dient de ingehuurde bewakingsonderneming vergund te zijn door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en het personeel daarvan te voldoen aan de wet op de bewakingsondernemingen, beveiligingsondernemingen en interne bewakingsdiensten van 10 april 1999, inzake opleiding. Het aantal, naam en wel of niet bewapend bewakingspersoneel dient vooraf schriftelijk aan de hoteldirectie medegedeeld te worden
  • Men dient er zorg voor te dragen dat het maximum aantal toegestane personen in een zaal niet wordt overschreden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de hoteldirectie.

9. Bevoegdheid / wetgeving

Onderhavige overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door het Belgische Recht.

Ieder geschil aangaande haar geldigheid, interpretatie, uitvoering van de overeenkomst, of facturatie in uitvoering hiervan behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de Rechtbanken van het arrondissement Antwerpen.